So vermeiden Sie häufige Zollfehler in Australien und Neuseeland

Die wahren Kosten der Nichteinhaltung von Zollbestimmungen in Australien und Neuseeland

Bei der Einfuhr nach Australien oder Neuseeland ist für die meisten Unternehmen zunächst der Preis der Zölle zu berücksichtigen – die Vorauszahlungen, die für die Einfuhr von Waren über die Grenze fällig werden. Auf dem Papier könnten diese Zölle wie die Hauptausgabe erscheinen, ein einfacher Posten im Budget. Die tatsächlichen Kosten der Zolleinhaltung gehen jedoch weit über diese sichtbaren Zahlen hinaus.

Für die meisten konformen Importeure verlaufen die Zollverfahren routinemäßig und unauffällig. Aber sobald ein Unternehmen einen Fehler macht – sei es absichtlich oder durch Unachtsamkeit – eskalieren die Konsequenzen schnell und können weitaus schädlicher werden als die ursprünglichen Pflichten.

Sofortige Auswirkungen

Auf den ersten Blick scheinen die Risiken einer Nicht-Einhaltung auf Bußgelder für Regelverstöße beschränkt zu sein. Obwohl finanzielle Strafen erheblich sein können, sind sie oft nur die Spitze des Eisbergs.

Da Compliance-Probleme selten isolierte Vorfälle sind, ändert ein einziger Verstoß alles. Nicht nur die problematische Sendung wird untersucht, sondern alle vergangenen und zukünftigen Sendungen werden genauestens geprüft. Plötzlich können Sendungen, die einst nahtlos befördert wurden, zurückgehalten werden, was zu Liege- und Lagergebühren führt, die täglich anfallen. Diese Kosten können die anfängliche Strafe schnell übersteigen.

Langfristige Auswirkungen

Wenn ein Unternehmen seinen Status als vertrauenswürdiger Händler oder sicherer Exporteur verliert, muss es in Zukunft mit häufigen Inspektionen und verzögerten Abfertigungen rechnen. Ganz zu schweigen davon, dass der durch Compliance-Probleme verursachte Imageschaden die Kundenbeziehungen und den Marktzugang beeinträchtigen kann.

Die schwerwiegendsten Folgen

In schweren Fällen können Waren gemäß dem Zollgesetz oder dem Biosicherheitsgesetz vollständig eingezogen werden. Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften können auch bedeuten, dass Sie die Möglichkeit verpassen, Zölle aus Freihandelsabkommen (FTA) einzusparen, und dass Sie für jede künftige Sendung mehr als nötig bezahlen müssen, bis das Problem behoben ist.

Die 5 häufigsten Compliance-Fehler und wie man sie vermeidet

Um besser zu verstehen, woran Unternehmen oft scheitern, ist es hilfreich, die häufigsten Fehler zu untersuchen, die Importeure bei der Einhaltung der Vorschriften machen. Die Vermeidung dieser Fallstricke ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Betriebs und die Minimierung kostspieliger Unterbrechungen.

1. Falsche tarifliche Einstufung

Dies ist das häufigste Compliance-Problem in Australien und Neuseeland. Importeure verlassen sich oft auf Marketingbeschreibungen oder Lieferanteninformationen, anstatt die Struktur des Harmonisierten Systems und die rechtlichen Hinweise ordnungsgemäß anzuwenden.

Diese Fehler entstehen aus dem Missverständnis, dass die Klassifikation Material, Funktion und Form berücksichtigen muss, nicht nur, wie das Produkt genannt wird. Die Tatsache, dass sich sogar Aufsichtsbehörden mit diesen Unterschieden auseinandersetzen, unterstreicht die Notwendigkeit strenger interner Klassifizierungsverfahren und fachkundiger Beratung.

So vermeiden Sie diese Fehler

Führen Sie vor dem Import Klassifizierungsprüfungen durch und pflegen Sie eine Master-HS-Datenbank für Ihre Produkte. Die Beauftragung eines lizenzierten Zollagenten mit nachgewiesener Erfahrung in Ihrer Branche kann dazu beitragen, dass Klassifizierungen genau, konform und auf dem aktuellen Stand der Vorschriften sind.

2. Fehler bei der Zollbewertung

Häufige Bewertungsfehler sind unter anderem das Weglassen von kostenlosen Leistungen wie Formen, Werkzeugen und Konstruktionsdienstleistungen für Lieferanten, nicht deklarierte Lizenzgebühren für importierte Waren und Transaktionen mit verbundenen Unternehmen, bei denen keine marktüblichen Preise nachgewiesen werden können. Unternehmen versäumen es oft, die deklarierten Werte für die Anpassung der Verrechnungspreise zum Jahresende anzupassen, was zu Diskrepanzen führt, die Prüfungen nach sich ziehen.

So vermeiden Sie diese Fehler

Implementieren Sie eine Zollbewertungspolitik, die mit der Verrechnungspreisdokumentation übereinstimmt. Eine solide Richtlinie stellt sicher, dass alle relevanten Kosten wie Assistenten, Lizenzgebühren und Anpassungen am Jahresende – konsistent erfasst und angegeben werden, wodurch das Risiko von Unstimmigkeiten, die zu Prüfungen führen könnten, verringert wird. Prüfen Sie regelmäßig die Zollwerte und gleichen Sie sie mit den Finanzunterlagen ab, um die Richtigkeit und Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen. Beziehen Sie sowohl Ihre Finanz- als auch Ihre Zollteams in den Prozess ein, um eine solide Überwachung zu gewährleisten.

3. Dokumentationsmängel bei Freihandelsabkommen

Zertifikate, die nicht von autorisierten Stellen ausgestellt wurden oder wichtige Datenfelder fehlen, können keine Zollpräferenzansprüche unterstützen. Falsche Anwendung der Regeln für „vollständig gewonnene“ oder „wesentliche Umwandlung“ Produkte, Verstöße gegen die Direktverschiffungsanforderungen verschiedener FTAs und Verwechslungen zwischen den Definitionen von „Herstellungsland“ und „Ursprungsland“ führen alle zu FTA-Anspruchsausfällen. Inkonsistente Lieferantenerklärungen, insbesondere in Lieferketten mit mehreren Quellen, verstärken diese Probleme und werden oft erst bei einer Prüfung entdeckt.

So vermeiden Sie diese Fehler

Führen Sie eine gründliche Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass jedes Ursprungszeugnis von einer autorisierten Stelle ausgestellt wurde, mit den spezifischen Regeln des FHA übereinstimmt und alle erforderlichen Datenfelder wie Produktbeschreibungen, Tarifcodes und Informationen zum Ursprungsland enthält. Bewahren Sie Kopien aller Zertifikate sicher in einem zentralen digitalen Archiv auf, damit Sie sie im Falle einer behördlichen Überprüfung oder eines Audits leicht wiederfinden können. Wenn hinsichtlich der FTA-Berechtigung oder der Dokumentationsanforderungen noch Unsicherheiten bestehen, sollten Sie vor der Einfuhr eine Klärung beim Zoll oder einem zugelassenen Zollagenten einholen, um Verstöße gegen die Vorschriften zu vermeiden.

4. Nichteinhaltung der Biosicherheitsvorschriften

Verstöße gegen die Biosicherheitsbestimmungen haben Konsequenzen, die über typische Zollvergehen hinausgehen. Behörden können Waren auf unbestimmte Zeit festhalten, teure Behandlungen vorschreiben, einen Wiederexport verlangen oder sogar die Vernichtung anordnen. Im Gegensatz zu Zollstreitigkeiten, die rückwirkend gelöst werden können, führen Biosicherheitsvorschriften zu unmittelbaren Betriebskrisen mit begrenzten Abhilfemöglichkeiten.

Der australische Biosecurity Act 2015 und die neuseeländischen MPI-Importgesundheitsstandards enthalten strenge Anforderungen. Nicht zugelassene Behandlungsanbieter, fehlende Einfuhrgenehmigungen und Dokumentationsmängel führen zu ernsthaften Problemen wie dem Verlust von Lieferverträgen.

So vermeiden Sie diese Fehler

Stellen Sie sicher, dass alle Importe die in der geltenden Verordnung festgelegten Behandlungs- und Inspektionsanforderungen erfüllen. Verwenden Sie ausschließlich zugelassene Behandlungsanbieter und sichern Sie alle erforderlichen Einfuhrgenehmigungen und Unterlagen, bevor Sie Waren versenden. Regelmäßig überprüfen Sie Aktualisierungen der Biosicherheitsvorschriften und schulen Sie Mitarbeitende, um potenzielle Risiken frühzeitig in der Lieferkette zu erkennen und anzugehen.

5. Mangelhafte Buchführungspraktiken

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht erscheinen auf den ersten Blick unkompliziert, können jedoch eskalierende Compliance-Probleme verursachen. Häufige Fehler sind das Versäumnis, vollständige Kopien von Einfuhrerklärungen und unterstützenden Dokumenten aufzubewahren, den Verlust von Lieferantenzertifikaten oder Begasungszertifikaten sowie die Aufbewahrung kritischer Beweismittel nur bei Spediteuren oder Agenten, anstatt interne Kopien zu führen.

Das Fehlen von Begründungen für die Klassifizierung oder Bewertungstabellen macht eine Verteidigung im Rahmen einer Betriebsprüfung nahezu unmöglich.

So vermeiden Sie diese Fehler

Richten Sie ein umfassendes System zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und zum Abruf von Dokumenten mit interner Überwachung ein, das sich nicht ausschließlich auf die Aufzeichnungen Ihres Maklers stützt. Die Pflege eines zentralen digitalen Archivs stellt sicher, dass wichtige Dokumente bei Audits leicht zugänglich sind. So können kleinere Probleme umgehend behoben und größere Strafen vermieden werden.

Verständnis der Rolle einer verbindlichen Entscheidung

Wenn Zweifel an den Klassifizierungs-, Bewertungs- oder Konformitätsanforderungen bestehen, holen Sie vor dem Import verbindliche Entscheidungen ein. Eine Entscheidung bietet Sicherheit und Schutz und verhindert Probleme, bevor sie auftreten.

Das Einholen einer verbindlichen Entscheidung bedeutet, dass Sie eine formelle Entscheidung vom Zoll oder dem Ministerium für Primärindustrie erhalten, auf die sich bei Prüfungen oder Streitigkeiten berufen werden kann – dies reduziert erheblich das Risiko kostspieliger Fehler und Verzögerungen.

Das Verfahren umfasst in der Regel die Einreichung eines detaillierten Antrags, in dem Ihr Produkt und die dazugehörigen Dokumente beschrieben werden. Der Vorgang kann mehrere Wochen dauern, daher kann eine frühzeitige Zusammenarbeit mit Ihrem Zollagenten dazu beitragen, dass Ihr Antrag ordnungsgemäß vorbereitet wird. Der Erhalt einer verbindlichen Entscheidung verdeutlicht nicht nur Ihre Verpflichtungen, sondern zeigt auch einen proaktiven Ansatz, den die Aufsichtsbehörden bei Compliance-Prüfungen positiv bewerten.

Besonders problematische Tarifkapitel

Die tarifliche Einstufung kann komplex sein, und unterschiedliche Interpretationen in verschiedenen Regelwerken können Möglichkeiten für Inkonsistenzen schaffen. Es ist wichtig, eine gut dokumentierte Klassifizierungsbegründung zu haben und, wo Unsicherheit besteht, eine verbindliche Entscheidung vor dem Import zu sichern.

Das internationale Klassifizierungssystem zur Vergabe von Zolltarifnummern, das Harmonisierte System (HS), führt immer wieder zu Klassifizierungsstreitigkeiten.

Beispielsweise beinhalten die Kapitel 84–85 (Maschinen und elektrische Geräte) komplexe Bestimmungen zur Unterscheidung zwischen Teilen und kompletten Artikeln. Kapitel 39 (Kunststoffe) verlangt die Unterscheidung zwischen Fertigprodukten und Komponenten. In den Kapiteln 73–83 (Metallarmaturen, Befestigungselemente und Hardware) werden Probleme im Zusammenhang mit „Teilen für den allgemeinen Gebrauch“ versus Spezialteilen aufgeworfen. Kapitel 94 (Möbel) umfasst Baugruppen aus gemischten Materialien, die die Klassifizierung erschweren.

Schritte bei Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften

Wenn Sie Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften feststellen, sind Transparenz und Schnelligkeit entscheidend. Arbeiten Sie mit Ihrem Zollagenten zusammen, um den Umfang und die Auswirkungen des Problems zu beurteilen. Die freiwillige Offenlegung von Informationen gegenüber australischen oder neuseeländischen Regulierungsbehörden, sofern dies angebracht ist, zeugt von gutem Willen und führt in der Regel zu einer günstigeren Behandlung.

Dokumentieren Sie alles: Was ist schiefgelaufen, warum ist es schiefgelaufen und was unternehmen Sie, um eine Wiederholung zu verhindern? Wenn Sie mit einer Bewertung nicht einverstanden sind, können erfahrene Agenten Ihnen helfen, Verteidigungsoptionen zu erklären und Sie bei Bedarf mit juristischer Expertise in Verbindung bringen. Der Schlüssel ist, Compliance-Probleme niemals zu ignorieren. Die Hoffnung, dass sie verschwinden, macht die Probleme unweigerlich schlimmer.

Worauf Sie bei einem Zolldienstleister achten sollten

Bei der Auswahl einer Zollabfertigung sollten Sie auf die Fähigkeit achten, proaktive Lösungen und Unterstützung anzubieten. Suchen Sie nach einem Anbieter wie C.H. Robinson, der eine Kombination aus globaler Expertise und regionalem Wissen bietet und bei der Einrichtung robuster Klassifizierungsrahmen, der Implementierung effektiver Bewertungsrichtlinien und der Pflege von revisionssicherer Dokumentation unterstützen kann.

Die technologische Integration ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Wählen Sie einen Anbieter, der digitale Tools einsetzt, um die Konsistenz aller Sendungen zu gewährleisten und potenzielle Compliance-Probleme proaktiv zu erkennen.

Enge Arbeitsbeziehungen zu Aufsichtsbehörden wie der Australian Border Force (ABF) und dem neuseeländischen Zoll können eine zügige Beantwortung von Anfragen ermöglichen und dazu beitragen, Bedenken direkt auszuräumen.

Darüber hinaus können Anbieter, die wissen, was es braucht, um detaillierte Aufzeichnungen über Klassifizierung, Bewertung, Zollzahlungen und Grundkosten zu führen, Muster und Chancen aufdecken, die intern möglicherweise nicht offensichtlich sind, was eine bessere Entscheidungsfindung und ein besseres Risikomanagement unterstützt.

Mit Zuversicht durch den Zoll navigieren

Die erfolgreiche Einhaltung von Zollbestimmungen erfordert ständige Aufmerksamkeit für Details und die Bereitschaft, sich an die sich ändernden Vorschriften anzupassen. Durch die Zusammenarbeit mit dem richtigen Zolldienstleister und den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen die häufigsten Fehler proaktiv vermeiden und neue Chancen im internationalen Handel nutzen.

Benötigen Sie Hilfe bei der Stärkung Ihres Programms zur Einhaltung von Zollvorschriften? Wenden Sie sich an unsere Zollexperten, um Hilfe bei der Überprüfung Ihrer Prozesse, der Identifizierung von Risiken und der Implementierung von Lösungen zu erhalten, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.